El correo electrónico se ha convertido en una herramienta fundamental en nuestros días, y en muchos casos prácticamente indispensable. Es por ello que existen muchas plataformas disponibles a donde es posible crear una cuenta de manera gratuita. Pero entre todas ellas hay dos que destacan en número de s sobre las demás, como son Gmail y Outlook. Cada una de ellas cuenta con su propio calendario en el que apuntar eventos o citas importantes, recordatorios, etc. Esto hace que poder unificar los calendarios de estas dos aplicaciones puede resultarnos de gran utilidad para poder disponer toda la información siempre a mano.
En la actualidad para mantener organizados nuestras actividades diarias, todos los días comienzan y terminan mirando nuestro Calendario de Google. Sin embargo, en el caso de que estemos utilizando los calendarios de Google y Outlook de manera simultánea es posible que podamos confundirnos y aumentar nuestras posibilidades de hacer algo mal en algún momento. Es por ello por lo que, si usamos los calendarios de Outlook y Google para istrar nuestra vida, sincronizarlos es fundamental para evitar conflictos y garantizar que no se pierda los eventos o llamadas que tenemos planificados.
Ya sea porque en el ordenador usemos más un correo o en el móvil otro, bien porque una cuenta sea para uso personal y otra laboral, lo cierto es que tener diversas cuentas en plataformas tan importantes como Gmail y Outlook es bastante habitual y, siendo sinceros, un auténtico engorro. Por ello hoy os vamos a enseñar cómo poder sincronizar ambos calendarios para podamos tener toda la información en ambos a la vez.
¿Por qué sincronizar ambos calendarios?
Mantener dos calendarios diferentes a menudo puede suponernos un problema logístico. Sin embargo, hay algunas situaciones hacen que hacerlo sea necesario, como, por ejemplo:
- Estamos en dos trabajos que usan cualquiera de los calendarios.
- Los calendarios pueden tener dos propósitos diferentes: uno como calendario personal y el otro para el trabajo.
- Viajamos mucho y preferimos Outlook Calendar en el escritorio antes que usar Google Calendar.
- Utilizamos Google Calendar para colaborar en una tarea especial y nos gustaría que esa misma información también estuviera en Microsoft Outlook.
- También cabe la posibilidad de que estemos cambiando de plataforma para gestionar nuestro correo. Si, desde siempre hemos utilizado Gmail, pero queremos comenzar a utilizar Outlook para olvidarnos completamente de Gmail o viceversa.
La forma en la que podemos agregar un Calendario de Google a nuestra cuenta de Outlook va a depender de la plataforma que estemos utilizando. Podemos importar nuestro calendario, agregar toda nuestra cuenta de Google a la aplicación de escritorio de Microsoft o añadir un calendario mientras estamos conectado a nuestra cuenta de Outlook.
Sincroniza ambas cuentas con estas aplicaciones
En internet podemos encontrar diferentes aplicaciones que nos va a facilitar la labor de unificar el contenido de los calendarios de Gmail y Outlook sin mucho esfuerzo.
Al mismo tiempo podemos echar mano de diferentes aplicaciones que instalamos de manera local como programas convencionales y que se convertirán en nuestras agendas y calendarios imprescindibles en el día a día. Sin embargo, trabajar en la nube con determinadas plataformas que nos ofrecen determinadas empresas, como es el caso que ahora nos ocupa, nos permitiría beneficiarnos de múltiples ventajas.
Outlook Google Calendar Sync, gratis y eficaz
Esta aplicación gratuita nos permite sincronizar los calendarios de Google y Outlook de forma segura, incluidos los asistentes a la reunión, recordatorios, descripciones completas, etc. Es capaz de sincronizar los elementos de cualquier carpeta, incluidos los que tengamos compartidos. ite todas las versiones de Outlook desde 2003 hasta 2019, así como Microsoft 365 de 64 bits. Además, cuenta con opciones tanto de instalación como portable, por lo que se puede usar desde un dispositivo de almacenamiento externo, como un pendrive o disco duro. Para comenzar a usarlo basta con descargarlo gratis desde este enlace a la página web del desarrollador.
Una vez descargado hacemos doble clic en su ejecutable OutlookGoogleCalendarSync.exe. Esto hará que aparezca una ventana con su menú completamente en inglés. Posteriormente debemos de elegir la cuenta de correo que queremos sincronizar. En primer lugar, seleccionamos el calendario de Outlook, dentro de la pestaña de «Settings». En la parte derecha podemos elegir el calendario por defecto o bien seleccionar uno que tengamos personalizado desde la lista desplegable en «Select Calendar».
Mail, permite añadir tanto cuentas de correo como calendarios de forma independiente. Cada cuenta de correo y cada calendario almacenan sus datos de forma separada. De esta forma, si queremos consultar los planes que tenemos para el fin de semana, no nos vamos a encontrar con todas las anotaciones que tenemos en el calendario de trabajo y que nos entre un bajón solo de pensar todo el trabajo que tenemos pendiente para la siguiente semana. Además, también nos permite acceder a los datos de ambos calendarios de forma conjunta, por lo que se reduce la necesidad de tener que sincronizar o fusionar ambos calendarios utilizando una de las diferentes aplicaciones de las que hemos hablado en este artículo.
Siempre que sea posible, es recomendable evitar sincronizar los datos del trabajo con los del tiempo libre. Pero, si estás buscando una aplicación que unir en uno solo varios calendarios, las alternativas que os hemos mostrado en este artículo son más que válidas.
Al mismo tiempo debemos tener en consideración que esta aplicación que se integra de forma predeterminada en el sistema Windows de Microsoft, es fundamental para muchos que no quieren instalar software adicional en sus equipos. Además las funciones y herramientas de Mail cubren las necesidades de la mayoría a la hora de gestionar sus cuentas de correo y calendarios.
Además también nos podemos encontrar con otros muchos modos de uso para diferentes calendarios, por ejemplo dependiendo del grupo de amigos, otro para los eventos familiares, pues sencillamente si queremos ocultar alguno del resto de s que utilicen un calendario más general.
Qué sucede con la app Calendario de Windows
Llegados a este punto seguramente muchos de vosotros ya sabéis de primera mano que el sistema operativo de Microsoft, Windows, de manera predeterminada nos ofrece su propia aplicación de calendario. Esta la podemos utilizar en múltiples dispositivos siempre y cuando utilizamos una misma cuenta de Windows en todos ellos, y teniendo en cuenta el extendido uso de este sistema, es una app muy importante. Es precisamente por esta razón por la que quizá algunos de vosotros os preguntéis acerca de la posibilidad de utilizar el calendario de Google aquí.
Pues bien, al igual que sucede con el mencionado Outlook del que os hemos hablado en estas líneas, en el calendario de Windows también tenemos la posibilidad de añadir nuestra cuenta de Google y su calendario. No tenemos más que abrir la mencionada app que encontramos de forma predeterminada en el sistema operativo. En un principio tendremos al calendario que hemos ido creando con nuestra cuenta de Microsoft, pero podemos añadir otros.
Para ello abrimos la ventana de configuración y pinchamos en la opción llamada istrar cuentas. En este momento ya tendremos la posibilidad de añadir nuevas cuentas de diferentes fuentes entre las que encontramos la de Google, por ejemplo.
Una de las principales ventajas que nos ofrece esta aplicación es que no necesitamos instalar software adicional a nuestro equipo basado en Windows. Entrada y nada más poner en funcionamiento nuestro ordenador ya nos encontramos con este programa integrado en el propio sistema operativo que además nos permite añadir cuentas y otros proveedores de calendarios, como os mencionamos antes. Básicamente esto quiere decir que se convierte en una extraordinaria alternativa si no deseamos utilizar plataformas o por ahora más externos.
De hecho, si tenemos activo el Modo S de Windows, esta es una aplicación que nos será de enorme utilidad para utilizar los calendarios que tengamos estados de alta previamente en la propuesta de Google, por ejemplo.
Problemas de los programas de calendarios locales
Ya os hemos hablado anteriormente que en la mayoría de las ocasiones y más en los tiempos que corren, vamos a trabajar con calendarios en la nube como por ejemplo los que nos ofrecen empresas como Google o Microsoft. Además de todas las funciones que nos proponen estas plataformas en concreto, una de las principales ventajas que encontramos es la posibilidad de sincronizar datos cómo osemos mostrado en estas mismas líneas.
Pero al mismo tiempo hay determinados programas que funcionan de forma local y que podemos descargar e instalar para organizar nuestra vida personal y profesional. Sin embargo uno de los principales problemas que aquí nos vamos a encontrar es que tan solo vamos a poder consultar las entradas que hayamos introducido, en un equipo en cuestión. En el caso de que deseemos sincronizar todos esos datos que vayamos introduciendo, tendremos que hacer la mano en todos los dispositivos en los que queramos usar el calendario, lo que puede suponer una importante molestia.
Además, en el caso de que tengamos algún problema con ese equipo en concreto o con el programa como tal, podría llegar el punto en el que perdiésemos toda la información que hayamos almacenado con el tiempo. No tendríamos copia de seguridad de forma remota para recuperar nuestras entradas en forma de citas y eventos.
Sincronización de calendarios
Una cosa es copiar / importar el contenido de un calendario en una aplicación u otra plataforma y otra es habilitar la sincronización en ambos sentidos. Si tan solo importamos los datos del calendario, lo que hacemos es copiar todos los datos actuales de ese calendario en otro. De esta forma, podemos unificar en una misma aplicación todos los calendarios que utilizamos habitualmente. Sin embargo, si añadimos nuevas citas en el calendario, estos no sincronizarán con el resto de las aplicaciones y calendarios si nos hemos habilitado la sincronización.
Durante el proceso de importación, debemos comprobar que la aplicación nos permite habilitar la sincronización en ambos sentidos, ya que, de lo contrario, de poco o nada nos puede servir unificar en un mismo calendario, especialmente cuando utilizamos de forma indistinta aplicaciones para gestionar los calendarios de cada plataforma. Si siempre vamos a utilizar un único dispositivo para acceder al calendario unificado, no hay mayor problema, pero lo más probable es que una vez utilicemos nuestro móvil, otro el ordenador o la tablet, consultemos vía navegador.
Si la aplicación o servicio que utilizamos para importar los calendarios de una plataforma a otra no refleja esta opción, para estar seguros, tan solo debemos añadir una cita en el calendario y esperar unos seguros para comprobar si realmente se sincroniza. Este proceso es cuestión de segundos, siempre y cuando la conexión a internet sea buena. Si tarda más tiempo, es un indicio de que la sincronización en ambos sentidos no está disponible, por lo que debemos buscar otras alternativas. Es importante saber distinguir entre ambos términos, ya que podemos tener un grave problema si confiamos en cualquier aplicación que afirme realizar la sincronización en tiempo real y realmente no ofrece esta función y que, por desgracia, es bastante habitual, especialmente cuando se trata de aplicaciones gratuitas.
