Si sois de los que utilizan las herramientas de Google, las cuales están muy bien diseñadas para su uso cotidiano, ahora os vamos a hablar de Google Docs. Por tanto, os vamos a mostrar algunas opciones disponibles para convertir un documento de Docs a PDF.
Google Docs es un procesador de textos con soporte para extensiones que cada vez está más extendido entre todos los s que disponen de una cuenta de Google. Por este motivo suelen surgir dudas con el uso de este procesador. En este caso es muy probable que quieras saber cómo convertir tu archivo de Google Docs a PDF. Suele ocurrir cuando terminamos de editar un archivo, y este lo queremos mandar por correo electrónico, o subirlo a alguna página web, entre otras opciones.
Ventajas del formato PDF
Si podemos guardar el documento en otros formatos, como en DOCX, el formato de Office, ¿por qué motivos hacerlo en PDF? Este formato fue desarrollado por Adobe y se ha convertido en uno de los formatos más utilizados a la hora de compartir todo tipo de documentos a través de Internet.
Una de sus principales ventajas sobre otros formatos de documentos es la posibilidad de garantizar que el estilo del documento se va a mantener independientemente del programa que lo abra, del dispositivo o del sistema operativo. Al guardarse la fuente junto al documento, no tendremos problemas. Además, cuenta con sistemas de firma digital, lo cual ayuda a garantizar la integridad de los datos, estando seguros de que el archivo no ha sido modificado. Este formato, también, ocupa muy poco espacio, lo que ayuda a que podamos guardarlos en el PC sin preocuparnos del espacio, o enviarlos a través de Internet.
La seguridad es otro de los puntos clave de este formato, ayudándonos a estar protegidos de posibles ataques informáticos ocultos en ellos. También nos va a permitir crear formularios auto-rellenables y con la posibilidad de firma electrónica, lo que ayuda mucho a la hora de realizar trámites electrónicos.
Descargar y guardar un documento Google Docs en PDF
Docx es uno de los formatos de texto más utilizados en la actualidad, por este motivo los s suelen usar este la mayoría de las veces para la edición de sus archivos y con el que adquieren una mayor compatibilidad con la mayoría de los programas dedicados a este fin. Una opción muy simple y la cual solucionará este problema a la mayoría de los s, es la de «Descargar» este documento directamente como .pdf. Si hemos sido nosotros los que hemos creado dicho documento, es muy probable que aún lo conservemos, o que, si aún no lo hemos descargado, permanezcamos en él. Por este motivo, la primera solución es descargarlo directamente como .pdf, así:
Nos dirigimos a la barra superior de opciones, Archivo > Descargar > Documento PDF
Si estás buscando NCH Doxillion, puedes descargarlo desde su web.
Otras formas de proteger documentos
Guardar un documento en PDF nos permite asegurar dos cosas. La primera, que en cualquier ordenador o dispositivo donde lo abrimos, su apariencia de mantenga sin alternaciones, incluso si no tenemos la fuente utilizada instalada en el PC. Y, la segunda de ellas, que nadie puede modificar el archivo (al menos, sin romper su firma digital). Sin embargo, este método carece de otras medidas de protección adicionales, como evitar que otras personas puedan abrir y ver el documento.
El formato PDF permite bloquear con contraseña un documento de forma que, o bien evitemos su edición (incluso con programas específicos para ello), o bien incluso evitemos que se pueda abrir y ver sin ese programa. Pero estas opciones, normalmente, no están disponibles en los programas como Word o Google Docs.
Por ello, si queremos aplicar una capa de protección adicional a nuestro documento, lo que debemos hacer es cifrar el documento. Mediante el uso de programas específicos de cifrado de datos (como comprimirlo con contraseña usando programas como 7Zip o WiRAR) podemos aplicar una contraseña al documento antes de subirlo a Internet y compartirlo con los demás. De esta forma, aunque alguien se baje el documento, no podrá descomprimirlo (y, por lo tanto, tampoco abrirlo) sin dicha contraseña.
Otra alternativa a la que podemos recurrir es a, una vez guardado el documento en PDF desde Google Docs, abrirlo con Adobe Acrobat para habilitar las funciones de protección y cifrado con contraseña y así evita que cualquier persona, pueda acceder al documento, aunque llegue hasta su equipo.
