En los constantes trabajos relacionados con la ofimática que llevamos a cabo hoy día, muchos de estos se centran en el editor de textos más conocido, Word de Microsoft. Así, estos documentos que aquí creamos, con el tiempo han ganado en complejidad, y por tanto en tamaño. Esto es algo que en ocasiones se puede convertir en un serio problema más si tenemos la intención de compartir esos documentos más adelante por Internet.
Así, dependiendo del uso que le demos a la mencionada aplicación, en ocasiones nos podemos encontrar con una buena cantidad de ficheros Doc que tienen un gran peso. Además, esto es algo que se va a hacer especialmente palpable si estos archivos a los que nos referimos están repletos de fotos, tablas, formas o gráficos, y no solo texto. De hecho, en ocasiones nos vamos a encontrar con documentos de Word que implementan contenidos de vídeo, lo que suma en su tamaño más de lo esperado.
Se puede dar la circunstancia de que en determinadas ocasiones este peso un tanto más elevado de lo habitual no los importa en absoluto. Esto se dará cuando no tenemos problema de espacio en nuestro equipo o tan solo vamos a trabajar con unos cuantos archivos de estas características. Pero en el caso de que tengamos planeado compartir estos archivos a través de internet o enviarlos por correo, este tamaño superior se puede convertir en un serio inconveniente. Además, se puede dar el caso de que nos veamos en la obligación por una razón u otra de trabajar con múltiples archivos de este tipo.
Os contamos todo esto porque llegados a ese punto es más que probable que necesitemos saber diferentes métodos para lograr disminuir ese tamaño del fichero aplicable a los mencionados DOCX de Word.
Razones por las que reducir el tamaño de los DOCX
Vivimos en un momento en el que para muchos Internet forma parte importante de sus vidas, tanto a nivel profesional, como personal. Pero las conexiones de las que disponemos en la mayoría de las ocasiones, a pesar de ser mucho mejores que hace años, no son infinitas. Esto quiere decir que tienen ciertos anchos de banda disponibles, y en algunos casos incluso hay límites en cuanto a la cantidad de datos subidos y bajados. Es por todo ello que todavía tenemos que andar con cuidado acerca de los contenidos con los que aquí trabajamos.
Muchos pueden pensar que no hay mayor problema a la hora de enviar un documento de Word por correo o colocarlo en una página web. Sin embargo, debemos tener en cuenta que en ocasiones nos encontramos con documentos enormes y además plagados de contenido adicionales. Aquí entran en juego elementos tales como fotos, vídeos, tablas, gráficos, etc. Es por ello por lo que lo recomendable es que intentemos reducir el peso de este todo lo posible, algo en lo que os vamos a ayudar.
Todo ello por no hablar de la situación en la que deseamos realizar una copia de seguridad de todos estos documentos de texto que hemos creado con el programa de Microsoft. Y es que en el supuesto de que su peso sea mayor de lo habitual, en determinadas circunstancias se puede convertir en un serio problema. En el caso de que hablemos de una cantidad moderada de archivos de estas características, no habrá problema a la hora de almacenarlos por ejemplo en un disco duro externo.
Sin embargo, a veces y especialmente en entornos más profesionales, vamos a tener que trabajar con cientos o incluso miles de archivos de este tipo. Por tanto, si buena parte de estos ocupa una buena cantidad de megas, no tendremos la posibilidad de almacenarlos a modo de copia de seguridad. De ahí precisamente la utilidad de los métodos que os vamos a mostrar a continuación para reducir el tamaño de estos ficheros de manera importante.
La imagen se mostrará como un vínculo en el documento. Si cambiamos el nombre de la imagen por otro tendremos que crear un nuevo vínculo ya que el vínculo anterior no funcionará. Cuando guardemos el documento, veremos como este ocupa lo mismo que un documento sin imágenes, dependiendo del número de páginas y texto que incluya. A la hora de compartirlo, debemos compartir tanto el documento como todas las imágenes incluidas en el mismo directorio.
Usa este paso intermedio para comprimir
Seguro que muchos ya conocéis de primera mano buena parte de las virtudes que nos propone este editor de textos de Microsoft. Una de las más interesantes es la enorme compatibilidad con todo tipo de ficheros ofimáticos que podemos usar aquí de forma predeterminada. Entre estos nos encontramos con los cada vez más utilizados, archivos en formato PDF, algo que nos puede ser muy útil en las circunstancias de las que os hablamos ahora.
Os decimos todo esto porque a la hora de comprimir un fichero nativo de Word, en primer lugar, también tenemos la posibilidad de convertirlo a PDF. Esto es algo que podemos llevar a cabo de manera sencilla desde el apartado de Guardar como. Así, una vez dispongamos del fichero resultante en este formato que os comentamos, podemos usar alguna aplicación web gratuita que lleve a cabo diversas tareas internas para la reducción del tamaño de estos PDF. Un claro ejemplo de todo ello lo encontramos en SmallPDF.
Una vez hayamos subido el fichero con el texto a esta plataforma, volvemos a bajar el mismo, pero ya reducido en cuanto a su tamaño. A continuación, no nos queda más que volver a cargar ese fichero en el editor de Microsoft y convertirlo a DOCX, pero ya con un tamaño mucho menor. Esto es algo que se hará especialmente patente es el archivo original dispone de multitud de contenidos multimedia.
Usa un compresor de ficheros
Es posible que muchos de vosotros ya sepáis de primera mano que también podemos decantarnos por utilizar alguno de los muchos programas específicos para estas tareas. Lo primero que debemos tener en consideración es que se trata de soluciones software que no son específicas para los documentos de texto de Word, por lo que nos pueden ser de utilidad para cualquier contenido que tengamos almacenado en el disco del PC. En concreto nos referimos a un sector del software que lleva décadas entre nosotros y cada vez es más útil, hablamos de los compresores de archivos.
Aquí nos encontramos con algunas aplicaciones ampliamente extendidas y utilizadas desde hace años como WinRAR o WinZip, entre otros muchos, Y que nos serán de enorme ayuda en las tareas que os mencionamos en estas mismas líneas. Una vez hayamos creado el documento como tal y lo tengamos guardado en la unidad de disco, ya sea uno o varios, no tenemos más que cargarlo en el compresor que hayamos elegido. A partir de ahí se creará un nuevo fichero en el formato que elijamos reduciendo de manera considerable el peso del conjunto.
Además hay que tener en consideración que este tipo de aplicaciones nos permiten unir varios archivos en uno solo, elegir el nivel de compresión e incluso protegerlo con una contraseña para que nadie más pueda abrirlo. Estas son algunas de las muchas ventajas que nos proponen estas soluciones en forma de compresores, que quizá en determinadas ocasiones sean más útiles que los métodos vistos con anterioridad para comprimir un DOCX. Por ejemplo podemos utilizar estos compresores para enviar online múltiples documentos de Word, protegerlos para que nadie más pueda abrirlos, o almacenarlos en un solo archivo.
