La mayoría de las veces, cuando abrimos Word y empezamos a escribir, lo hacemos en el papel que aparece por defecto. Cuando instalamos el procesador de textos, se configura por defecto un papel tamaño folio, A4. Sin embargo, no siempre escribimos sobre este tipo de papel. En ocasiones puede que tengamos que crear documentos para imprimir en formatos de papel más grandes o pequeños como A3, A2 e incluso más pequeños, como A5, o en un papel de carta. Por ello, una de las configuraciones esenciales de Word es saber cambiar el tamaño del papel según el tipo de documento que vayamos a escribir.
Cuando vayamos a abrir la lista de tamaños de papel predeterminados, cada verá tamaños por defecto diferentes. Esto se debe a que Word coge por defecto los tamaños de papel soportados por la impresora predeterminada. Por ello, mientras que algunos s pueden ver, por ejemplo, el tamaño A5 o A3 para elegir, otros pueden no verlos.
Microsoft Word nos permite crear documentos de varios formatos y tamaños. Puede elegir entre los tamaños estándar integrados o bien ajustar las dimensiones a nuestro gusto. De forma predeterminada, un nuevo documento de Word utiliza una hoja de tamaño A4, ya que tanto en las escuelas como en las oficinas se utiliza el tamaño A4 con mayor frecuencia para imprimir presentaciones.
Pero los documentos pueden ser más grandes o pequeños en comparación con A4. Además, es posible que necesitemos cambiar el tamaño de página del documento para imprimir. Siempre es posible imprimir en papel más grande con una configuración de impresora especial. Sin embargo, si nuestra impresora no lo permite, la única opción es cambiar el tamaño del documento en Word.
Independientemente del tamaño de papel predeterminado que utiliza Word al crear un documento, no es necesario seleccionar el formato final que vamos a utilizar, ya que al cambiarlo el contenido del documento se adapta automáticamente. Sin embargo, es recomendable hacerlo para saber cómo debemos distribuir el texto en el documento y que el contenido se muestre en todo momento de la forma que queremos y no sin orden ni concierto, por lo que, siempre que vayamos a utilizar un formato diferente, cambiar el tamaño de la hoja es lo primero que debemos hacer si queremos evitar problemas.
Por qué ajustar el tamaño del papel al máximo en Word
Aunque Word sea un editor de textos, los elementos con los que podemos trabajar en el programa, van mucho más allá de los textos como tal. Aquí podemos trabajar con otros muchos objetos que se encargarán de dar un valor extra al documento que estamos diseñando. Con esto nos referimos a fotos, gráficos, tablas, etc.; por lo que los tipos de trabajos que podemos llevar aquí son de lo más variado. Pero no olvidemos que en muchas ocasiones vamos a necesitar plasmar todo ello en papel.
De ahí precisamente la necesidad de configurar las delimitaciones del documento como tal, dependiendo de los contenidos a usar. Y es que se puede dar el caso de que nos encontremos con tablas o gráficos de gran formato. Pues bien, lo mismo ocurre, una vez configurado el documento digital, con el papel donde lo imprimiremos más adelante. Por tanto, de no hacer una buena elección en este sentido, nos podemos encontrar con que la impresión quede cortada o, sencillamente, ilegible.
Para ayudarnos en estas tareas, como vamos a ver más adelante, podemos crear nuestros propios tamaños sin problema en caso de que no vengan en la lista. Pero en caso de querer que la lista sea lo más amplia posible, lo que debemos hacer es probar a actualizar los drivers de la impresora. Las nuevas versiones de los drivers suelen traer soporte para más tamaños de papel (a veces), por lo tanto, puede que tras instalar la nueva versión ya nos aparezca una lista más grande.
Crear un tamaño de papel personalizado en Word
Word viene por defecto con una lista de tamaños de papel. Simplemente, debemos elegir el apartado «Disposición» en la barra Ribbon de la parte superior para que en el apartado «Tamaño» podamos ver una serie de tamaños de papel predefinidos en nuestro procesador de textos. Hay que decir que estos se corresponden con los que podemos encontrar de manera habitual en la mayoría de los programas ofimáticos. Al mismo tiempo, coinciden con los soportes físicos de papel con los que venimos trabajando desde hace décadas. Pero eso no quiere decir que el predeterminado en Word, sea en que a nosotros nos interesa realmente.
Si cambiamos el tamaño del papel, automáticamente podremos ver cómo cambia la layout principal del procesador de textos, ajustándose a este nuevo tamaño predefinido y a sus bordes. Esta automatización por parte del programa como tal, hace que su personalización sea más sencilla de lo que en un principio podríamos pensar.
Si en la lista de tamaños seleccionamos «Más tamaños de papel» podremos ver abrir una ventana de configuración de Word, desde la que podremos ver todos los tamaños predeterminados, editarlos y crear los nuestros propios.
Tal y como os podréis imaginar, esto nos abre un amplio abanico de posibilidades para esta tarea que estamos realizando. La principal razón de ello es que no solo vamos a poder echar mano de los tamaños de hoja estándares, sino que tendremos la posibilidad de crearnos nuestros propios personalizados. Además, tal y como veremos un poco más adelante, estos no solo nos van a servir para utilizarlos una vez. Y es que de manera sencilla tendremos la posibilidad de configurar ese tamaño de hoja personalizado, como por defecto en el programa de Microsoft.
Podemos cambiar el ancho y el alto del papel por los valores que queramos y listo. También vamos a poder ajustar desde aquí los márgenes que queremos dar a nuestro nuevo tamaño de papel, así como la orientación o la disposición del documento en general.
Ahora, todo nuestro documento se habrá ajustado directamente al nuevo tamaño que le hayamos especificado.
Así ya podremos seleccionar el que más nos interesa en este momento para poder adaptar nuestro trabajo al papel que más nos conviene. Es más, también debemos saber que tenemos la posibilidad de establecer un tamaño de papel personalizado desde la opción Más tamaños de papel / Tamaño personal. Todo esto nos abre un amplio abanico de posibilidades a la hora de mejorar el aspecto físico de nuestros trabajos en Word en el caso de que sea necesario presentarlos a otros.
Problemas a la hora de imprimir en determinados formatos
Los motivos que nos invitan a modificar el tamaño de un documento de Word son de lo más variado y cada tendrá sus motivaciones para hacerlo. Sin embargo, si, en lugar de utilizar una copistería, vamos a utilizar nuestra impresora, lo primero que debemos hacer es asegurarnos de que el formato que hemos establecido es compatible con la impresora. Una impresora doméstica acepta como mucho el tamaño A4, tamaño folio normal, por lo que todo lo que supere esas dimensiones por varios centímetros a ambos lados (margen que la mayoría de las impresoras) no se podrá imprimir.
Si utilizamos una impresora enfocada a la impresión de fotografías y que, además, nos permite imprimir por las dos caras, no vamos a tener ningún problema en aprovechar todos los bordes del folio para imprimir, ya que estas impresoras no utilizan el mismo sistema que las impresoras que guían el papel a través de un sistema de guías, sino que es el carro quien se encarga de mantenerla alineada en todo momento. Este tipo de impresoras, que, por lo general, son algo más caras que las tradicionales, nos ofrece una versatilidad que no vamos a encontrar en otros modelos más económicos, pero, sin duda, merece la pena si tenemos pensado sacarle el máximo partido.
Lo mismo sucede si queremos imprimir en tamaño de papel excesivamente pequeños, ya que las guías que sujetan los folios también aceptan un ancho mínimo, ancho mínimo que permite centrar las hojas para que el carro las introduzca en la bandeja de impresión completamente recta. Si el tamaño es inferior al mínimo de las guías, estas no podrán sujetar las hojas y, conseguir que el documento o fotografía se imprima centrado, será cuestión de suerte y, en la mayoría de las ocasiones, vamos a acabar tirando un gran número de impresiones.
Siempre tenemos la opción de recurrir a una copistería y al final, nos costará un ojo de la cara si no utilizamos medidas estándar que la tienda se verá obligada a utilizar papel de mayor tamaño y, posteriormente, recortar el sobrante, una mano de obra que obviamente incrementará el precio de la impresión que, si únicamente utilizamos medidas normales, por decirlo de una manera que se entienda fácilmente.
