En multitud de empresas y hogares de todo el mundo, se podrían contar por millones, los s usan una aplicación de la utilidad de Excel de Microsoft. Esta es una herramienta centrada en el trabajo con hojas de cálculo que nos ofrece todo lo necesario para facilitarnos las cosas en este sentido.
Como la mayoría de vosotros sabréis de primera mano, este es un programa que se centra en el trabajo con datos numéricos. Esto es algo que se lleva a cabo desde un diseño un tanto peculiar de la interfaz de , pero más que adecuado para estas tareas. Os decimos esto porque Excel nos muestra un escritorio de trabajo dividido en una enorme cantidad de celdas. Estas son las que vamos a utilizar para introducir los datos que deseemos, muchos de ellos numéricos, aunque eso no es todo.
Configurar las celdas para una mejor comprensión
De hecho, la propia Microsoft nos propone entre sus menús, una buena cantidad de funciones integradas en Excel que nos son de ayuda para todo ello. Estas nos permiten adaptar las celdas, y por tanto la interfaz del programa, al proyecto en el que estamos trabajando.
Aunque en un principio pueda parecer una interfaz un tanto compleja debido a la enorme cantidad de celdas que la componen, con el tiempo nos daremos cuenta de que es el mejor diseño para este programa en concreto y sus datos. Hay que tener en cuenta que cada una de las celdas que nos encontramos aquí y que rellenamos con fórmulas o números, pueden funcionar de forma totalmente independiente. Esto quiere decir que podremos trabajar con datos diferentes en cada una de ellas, o establecer diferentes formatos tanto funcionales como de aspecto. Como os podréis imaginar esto nos abre un amplio abanico de posibilidades a la hora de gestionar y trabajar con nuestras hojas de cálculo.
Buena prueba de ello lo encontramos al marcar una celda individual, o grupo de celdas, y pinchamos con el botón derecho del ratón. Es ese momento, entre las opciones del menú contextual, encontramos una llamada Formato de celdas.
Al final, independientemente de si utilizamos la función disponible en el apartado Bordes como si optamos por trazar una línea, el resultado es el mismo. Sin embargo, utilizando este último método, tenemos un mayor control sobre el diseño que podemos darle a la línea, una opción que no está disponible utilizando el primero de todos. Además, podemos darle un toque de color y añadir una sombre para darle un toque más llamativo si es lo que pretendemos.
Cambiar la hoja de Excel a vista de diseño
Al margen de los datos con los que trabajamos el este temporada de Microsoft, ya sean numéricos o textos, ya hemos podido comprobar que el diseño de la hoja de cálculo es importante. Esto se hace especialmente patente en el caso de que sean otros los que vayan a trabajar en el futuro con nuestro proyecto aquí. Con el fin de intentar que los contenidos sean lo más comprensibles como sea posible, las tareas de diseño también cobran una especial importancia.
De ahí precisamente que el programa de Microsoft nos propone un modo de visualización de la hoja de cálculo especialmente indicado para los cambios relacionados con el diseño de Excel. Así podemos ver de primera mano las modificaciones en cuanto a la interfaz de la hoja que llevemos a cabo, mucho mejor que con la vista normal. Para ello lo único que tenemos que hacer es cambiar el modo de visualización por defecto que vamos a utilizar en ese momento en la hoja de cálculo.
Para ello lo que hacemos es situarnos en el menú Vista y a continuación pinchamos en el botón que reza Diseño de página. Ahora veremos en pantalla diversos elementos ocultos que podemos personalizar para cambiar por completo el diseño de nuestro proyecto en Excel. Más adelante y una vez hayamos acabado con estas tareas de personalización, ya podremos configurar de nuevo la vista Normal a la que estamos acostumbrados en el programa.
Funciones para destacar contenidos
Con todo y con ello el programa de Microsoft nos ofrece otras muchas características integradas que nos serán de ayuda a la hora de destacar o llamar la atención sobre determinados contenidos. Tal y como sucede en la mayoría de los programas ofimáticos, en Excel tenemos la posibilidad de aumentar o disminuir el tamaño de las fuentes de todo aquello que introducimos en las diferentes telas. También merece la pena saber que tendremos la posibilidad de establecer colores para esas fuentes, o cambiar la tonalidad de fondo de las correspondientes celdas que especifiquemos.
Asimismo, podremos resaltar algunas de estas celdas que os comentamos personalizando el aspecto de sus bordes y así hacer más visibles todos esos contenidos albergados. Aquí ya entra en juego nuestra creatividad o el formato de la hoja de cálculo para facilitar su consulta y visualización.
Alternativas visuales al tachado de Excel
Puede que estéticamente no llegue a convencerte el hecho de tachar una o varias celdas. Todo depende de cómo prefieras ver los elementos en pantalla. Por eso, vamos a compartir ideas contigo para que también puedas llevarlas a cabo.
Resaltar celdas con colores
No siempre hace falta tachar. También podemos utilizar un color llamativo en las celdas de cualquier tipo. Tal vez porque no sean relevantes o, precisamente porque sí lo son. El gris es una buena alternativa para los datos más obsoletos; el rojo para cualquier tipo de información contradictoria. Esto es de gran ayuda para que con un golpe de vista puedas reconocer distintos tipos de datos. Para colorear las celdas, pulsa sobre «Inicio» y selecciona «Color de relleno» para elegir el que más te guste de la paleta.
Aplicar un formato condicional
También puedes optar por otro método. Excel puede hacer el trabajo por ti si utilizas el formato condicional. En este caso, si configuramos una celda con la palabra «Finalizado», esta se tachará automáticamente, o directamente cambiará de color a alguno que hayamos escogido. Para configurarlo, dirígete a «Inicio» y selecciona «Formato condicional» y «Nueva regla». Desde aquí podrás elegir un formato de celda personalizado por ti mismo. Así que configura tanto el tachado como el color de fondo como tú prefieras.
Utiliza comentarios para indicar cualquier cambio
Esta alternativa es un poco más suave de cara a modificar las celdas visualmente. Y trata de añadir un comentario por nuestra parte, o tal vez una nota. Si quieres configurar esta opción, haz clic derecho en la celda en que quieras centrarte y selecciona «Insertar comentario» (dependiendo de la versión de Excel, también puede aparecer el término «nota»). De esta manera, puedes dejar un apunte llamativo para que no tengas que «manchar» el lienzo que se encuentra ante ti.
