A la hora de trabajar con hojas de cálculos es innegable que la herramienta más popular es Excel de Microsoft, usada por millones de s en todo el mundo. Dentro de su amplio abanico de funciones, tendremos la posibilidad de importar datos desde una web a nuestra hoja de cálculos y actualizarlo con posterioridad.
Excel ofrece la posibilidad de agregar datos para revisarlos, calcularlos y analizarlos en profundidad. Quizás la forma manual sea la de agregarlo de forma manual, pero esta es muy poco práctica. Por ello, podremos importar datos directamente de una web mediante el uso de la herramienta Power Query.
Qué es Power Query en Excel
Hablamos de una herramienta que se incluye dentro de Microsoft Excel y que se encarga se ayudarnos a simplificar el proceso de importación de datos desde diferentes fuentes a una hoja de cálculo en el formato más conveniente y luego limpiar, transformar y remodelar estos datos según sea necesario. Dado que pertenece al paquete ofimático Office, se trata de un complemento gratuito que se actualiza de forma periódica.
Su principal ventaja y por lo que lo convierte en una herramienta sumamente útil es que cumple la función de un ETL, es decir, extraer, transformar y cargar datos. Su interfaz de es intuitiva y está bien diseñada por lo que es fácil de aprender. Para ello no necesitaremos conocer ni usar ningún código, por lo que su uso es mucho más simple comparado con otras herramientas como fórmulas o VBA.
Entre las principales características de esta herramienta podemos citar:
- La posibilidad de conectarse a diferentes fuentes de datos ya sea como archivos de texto, archivos de Excel, sitios web, base de datos, entre otros.
- Transforma los datos obtenidos en función de los requisitos previos del informe.
- Permite guardar los datos en una tabla de Excel o simplemente conectarse a los datos para cargarlo con posterioridad.
Además, en caso de que los datos de origen cambien con el tiempo, es posible actualizar los resultados obtenidos y que se encuentran en nuestra hoja de cálculo con un simple clic, por lo que es algo muy útil en caso de que trabajemos con datos que puedan cambiar con frecuencia.
Aspectos para tener en cuenta
Si queremos importar los datos de una web a nuestra hoja de cálculo es importante que tengamos en cuenta dos aspectos importantes para que pueda ser llevado a cabo de forma satisfactoria.
- Versión que usamos de Microsoft Excel: para poder realizar la importancia de datos a nuestra hoja de cálculo debemos de hacer uso de la función Power Query. De esta forma podremos realizar la conexión, transformar, combinar y cargar datos. Para ello es necesario usar una versión de Excel compatible como son Microsoft 365, Excel 2021, Excel 2019, Excel 2016, Excel 2013 y Excel 2010.
- Formato de datos: dado que vamos a importar datos desde una web a Excel, para que esto se pueda realizar de manera satisfactoria, es necesario que estos se encuentren en incrustados en una tabla HTML. En caso contrario Power Query no los identificará por lo que no podremos realizar la importación.
Una vez nos aseguramos de que vamos a poder cumplir con ambos requisitos podemos comenzar el proceso importación.
Pasos para importar datos a Excel
Lo primero que debemos hacer es abrir Microsoft Excel y seleccionar una hoja ya existente o nueva donde vamos a importar los datos. Posteriormente en su cinta de opciones pulsamos sobre la pestaña de «Datos». A continuación, nos dirigimos a la sección de «Obtener y transformar» datos que se encuentra situada en la parte izquierda. Desde aquí, hacemos clic en el apartado de «Obtener datos», lo cual desplegará un menú, donde seleccionamos «De otras fuentes» y «De la web».
Aquí nos encontraremos marcada la casilla de Habilitar actualización en segundo plano, lo cual garantiza que el contenido se actualice constantemente. También podemos marcar la casilla de «Actualizar cada» para que Excel solo actualice los datos dentro de un periodo determinado. Por último, la opción «Actualizar al abrir el archivo» permite que los datos solo se actualicen cuando iniciamos la aplicación.
Una vez terminado, pulsamos en Aceptar para que nuestras preferencias de actualización queden guardadas.
