Ya trabajemos en una empresa o queramos llevar a contabilidad de casa de manera organizadas desde el PC, Microsoft Excel es una propuesta muy interesante. Este es uno de los programas más usados a nivel mundial, por lo que su importancia en el sector del software es extrema, como muchos de vosotros ya sabréis.
Lo cierto es que en un principio impone mucho respeto debido, entre otras cosas, a la interfaz que nos presenta, y a la enorme cantidad de funciones que ofrece. Pero hay que itir que a la hora de trabajar con datos numéricos, es la mejor opción de la que podemos echar mano. De hecho es un software que lleva a una buena cantidad de años entre nosotros y no para de mejorar y aumentar su versatilidad. De ahí que se use en todo tipo de entornos y sea válido para la mayoría de los s.
Por otro lado, aunque en un principio pueda parecer complejo, que lo es, también depende de cuánto queramos profundizar en su utilización. Hay que tener en cuenta que aquí disponemos de fórmulas y funciones de todos los tipos, tanto básicas como muy complejas. En gran medida todo ello dependerá de lo que necesitemos o del grado de complejidad de busquemos. Por tanto, para aquellos que no lo conozcáis demasiado, diremos que Excel es una aplicación que funciona como una hoja de cálculo que se usa en todo el mundo.
Algunas funciones desconocidas de Excel
Pero esta es una solución software que no solo se centra en el tratamiento con números y fórmulas, sino que va mucho más allá. Os contamos esto porque en estos momentos y gracias a las funcionalidades que nos presenta, además tenemos la posibilidad de usar otros elementos. Aquí nos referimos a objetos tales como tablas, imágenes, gráficos, etc.
Si cambiamos de opinión y no queremos que esos valores sigan mostrándose en rojo, debemos realizar los mismos pasos, pero pulsando en la flecha hacia abajo que se muestra justo a la derecha de ese icono para que se muestre un cuadro desplegable donde podemos elegir el color que queremos utilizar para mostrar el valor de esa celda. Al cambiar el color de la celda, afecta a todos los valores que se introduzcan en esa casilla, no al número en sí.
Gracias a esta opción para mostrar los números negativos en rojo, podemos utilizar cualquier otro color para representar valores negativos, aunque no llamarán tanto la atención de las personas que tendrán al documento. Además, debemos tener en cuenta que, al tratarse de un simple cambio de color de letra, si queremos que los valores vuelvan a mostrarse en color negro al no ser negativos, tendremos que realizar el proceso manualmente, por lo que esta opción es simplemente un apaño que tiene las patas muy cortas, como se dice habitualmente.
También podemos tachar el valor
Lo cierto es que este programa para trabajar con datos numéricos que nos proporciona Microsoft, es mucho más completo a nivel de personalización de lo que podríamos imaginar en un principio. Hay que tener en consideración que aquí trabajamos en ciertas ocasiones con cientos o miles de datos que llenan las hojas y libros de los documentos que creamos en el programa.
Es más, en determinadas ocasiones será muy de agradecer que podamos echar un vistazo a los resultados y determinados valores numéricos de manera directa. De ahí precisamente la función de la que os hemos hablado en estas líneas y que podemos llevar a cabo de diferentes maneras. Nos referimos a resaltar de un modo u otro los valores numéricos negativos que forman parte de nuestro proyecto aquí. Esto es algo que podemos llevar a cabo tanto de manera automática como manual. Incluso si lo realizamos manualmente, tendremos la posibilidad de utilizar otras tonalidades que no sea el color rojo, todo dependiendo de nuestros gustos o preferencias.
Pero hay que tener en cuenta que también tenemos la posibilidad de hacer que las celdas con números negativos aparezcan como tachadas, o llevar a cabo este mismo cambio con cualquier otro valor que de algún modo deseemos que resalte sobre el resto. Para esto que os contamos no tenemos más que situarnos en la celda en cuestión y pinchar con el botón derecho del ratón sobre la misma. De entre las opciones disponibles en el menú contextual nos decantamos por la que reza Formato de celdas.
Así, en la nueva ventana que aparecerá en pantalla nos encontramos con varias pestañas donde nos tenemos que situar en la que pone Fuente. Ahora ya podremos configurar esa celda en concreto como tachada activando el correspondiente selector y así destacando su contenido sobre el resto.
¿Cuál es la mejor opción?
La mejor opción es siempre utilizar la función que Excel incluye de forma nativa para mostrar los valores numéricos negativos en color rojo, ya que no vamos a tener ningún problema a posteriori si, esos valores se vuelven positivos ya que inducirá a errores a la hora de identificarlos si, previamente, no hemos tenido la precaución de cambiar el color de la celda. Crear un formato personalizado únicamente es una buena opción cuando se trata de valores que, por cualquier motivo, queremos mostrar de otra forma, pero no es una buena opción para representar los valores en negativo sin acabar provocando algún error.
