La nube ha revolucionado la forma de guardar y compartir archivos. Gracias a ella podemos tener a mano siempre nuestros archivos, desde cualquier PC o dispositivo móvil, solo con tener una conexión a Internet. Hay muchas webs que nos permiten guardar nuestros archivos en la nube, y compartirlos con los demás. Pero, sin duda, una de las más conocidas, más fiables, y utilizadas sobre todo en empresas, es Dropbox.
Qué es Dropbox
Dropbox es uno de los servicios de almacenamiento de archivos en la nube más conocidos y utilizados. Gracias a él los s pueden guardar todos los archivos que quieren en su nube, acceder a ellos cuando lo necesiten, e incluso mantener carpetas sincronizadas entre la nube y varios ordenadores de manera que los datos siempre estén disponibles. Este servicio vio la luz del día en 2007 como una alternativa al correo electrónico a la hora de enviar archivos a otras personas. Su modelo de negocio no ha cambiado mucho desde su lanzamiento, ya que desde el principio supo dar el en clavo, aunque sí ha ido mejorando constantemente, con nuevas funciones y, sobre todo, medidas de seguridad.
Además de permitirnos guardar los archivos en sus servidores, Dropbox también nos permite compartir archivos con otros s de forma muy rápida y sencilla, tanto con un correo, o con una cuenta de la plataforma, como con un simple enlace.
Podemos usar este servicio de alojamiento de archivos desde el navegador web, con su cliente oficial, o con uno de los muchos clientes alternativos que podemos encontrar.
Entre sus mejores características podemos destacar:
- Almacenamiento seguro y fiable. Las transferencias utilizan SSL y los datos se cifran con AES-256.
- Funciones avanzadas de sincronización de archivos y carpetas.
- Historial de archivos. Nos permite guardar copias de los archivos modificados para volver a sus versiones anteriores.
Tipos de cuentas y precios
Almacenamiento gratis
Pero ¿es obligatorio pagar para poder usar este servidor de almacenamiento en la nube? Como ya hemos explicado, de serie nos ofrece 2 GB de almacenamiento gratis, que podemos usar para guardar lo que queramos. Pero, al contrario que otras plataformas de almacenamiento, aquí es mucho más complicado sumar gigas gratis.
Además de alguna promoción concreta que podamos encontrar, por ejemplo, por la compra de un smartphone (que nos pueden dar 100 GB de almacenamiento gratis durante 6 meses, o un año), si lo que queremos es ampliar al máximo el espacio de almacenamiento de forma gratuita solo tenemos dos opciones:
- Recomendar Dropbox a amigos. Debemos iniciar sesión y entrar en este enlace para enviar solicitudes a amigos. Por cada uno que se registre obtendremos 500 MB de almacenamiento extra, con un total de 16 GB (los cuales, sumados a los 2 GB iniciales, hacen 18 GB).
- Completar la lista de pasos para comenzar a usar la nube. Además de aprender cómo funciona, conseguiremos unos cuantos de cientos de megas más para guardar en la nube todo lo que queramos.
Si tenemos una cuenta profesional, por cada persona que compartamos se sumará el doble de espacio, por lo que podemos conseguir hasta 32 GB de espacio de almacenamiento adicional.
Cómo crear una cuenta de Dropbox
Cualquiera puede crearse una cuenta en esta nube para empezar a subir sus archivos y compartirlos con los demás. Para ello, lo primero que debemos hacer es
Tras elegir el plan que queremos usar (nosotros el básico de 2 GB), tendremos que indicar para qué vamos a usar la nube. Podemos elegir hacer copias de seguridad, acceder a archivos desde el móvil, compartir archivos… lo que queramos, es una mera encuesta opcional.
Y listo. Ya tendremos nuestra cuenta de Dropbox lista y configurada. Ahora ya solo nos queda empezar a utilizarla de la forma que queramos.
A la hora de compartir el archivo o la carpeta debemos de indicar si los destinatarios tendrán permiso de edición o solo lectura. Si establecemos «Permisos de edición» en la carpeta podrán editar, eliminar, comentar y añadir la carpeta a su Dropbox. En el caso de que les demos « de lectura», los s podrán ver, descargar y comentar en la carpeta. Los cambios que se realicen en el contenido de una carpeta compartida se sincronizan con los demás casi al instante. Esto resulta ideal en caso de que queramos colaborar con proyectos, compartir documentos o fotos familiares o para cualquier otra actividad que se realice de manera conjunta.
Por último, hacemos clic en «Compartir» y los destinatarios recibirán un mensaje en su correo notificándoles quién desea compartir una carpeta con ellos. También incluye un botón que les conducirá directamente a la carpeta con todo su contenido dentro de su propia sesión de Dropbox. Las carpetas compartidas aparecen marcadas con dos siluetas dentro de la carpeta
Desde los tres puntos horizontales
Otra opción disponible para compartir archivos desde Dropbox con la aplicación es seleccionando el archivo o carpeta pulsando sobre él con el botón izquierdo del ratón. Posteriormente debemos de hacer clic en los tres puntos (“Más”) que encontramos en la parte superior derecha. Nos aparecerá un menú contextual donde debemos seleccionar «Compartir» y escribir la dirección de correo electrónico, el nombre o grupo de la persona (o personas) con quien queremos compartir el elemento. Al igual que en el caso anterior debemos decidir si establecemos «Permisos de Edición» o « de lectura» en el caso de que estemos compartiendo un archivo editable o carpeta.
Al hacer clic en «Compartir» los destinatarios recibirán un email notificándoles que queremos compartir una carpeta con ellos. En el email también incluye un botón para que puedan acceder directamente a la carpeta compartida con todo su contenido, y aparecerán marcadas con dos siluetas dentro de la misma.
Desde la carpeta Dropbox de nuestro PC
Cuando instalamos la aplicación de Dropbox para escritorio veremos que tenemos una carpeta de Dropbox en el disco duro de nuestro ordenador. La podemos localizar desde el Explorador de Windows y la podremos reconocer porque cuenta con el logotipo y el nombre de Dropbox. Desde esa carpeta también podemos compartir un archivo o carpeta utilizando para ello la aplicación instalada. Para ello accedemos a la carpeta de Dropbox a través del Explorador de Windows y pulsamos con el botón derecho del ratón sobre el archivo o carpeta que queremos compartir.
Nos aparecerá un menú contextual donde debemos pulsar sobre la opción de «Compartir». A continuación, escribimos la dirección de correo electrónico, nombre o el grupo de la persona (o las personas) con quienes queremos compartir el elemento. No debemos de olvidar, que debemos seleccionar si el archivo o carpeta queremos que tengan «Permisos de Edición» o « de lectura en la misma».
Por último, seleccionamos «Compartir «y los destinatarios recibirán un correo electrónico con un enlace al archivo o la carpeta. En él encontrarán su botón correspondiente para que puedan acceder a todo el contenido dentro de su propia sesión de Dropbox. Cada carpeta que compartamos aparecerá marcada con dos siluetas dentro de la carpeta.
Trucos y secretos de la nube
Aunque simple, Dropbox es una de las nubes más completas y llenas de funciones y características. Si quieres descubrir todo sobre esta plataforma, a continuación, te vamos a contar cuáles son los mejores trucos para sacarle todo el partido posible.
Añadir Dropbox al explorador de archivos de Windows
Dropbox cuenta con una aplicación de escritorio para Windows 10 desde la cual podemos acceder a todos nuestros archivos y carpetas que tenemos almacenada en nuestra cuenta. Esta aplicación la podemos descargar de forma gratuita desde su página web. De esta forma podemos ver todo el contenido de nuestra cuenta desde nuestro ordenador
Una vez tenemos la aplicación de Dropbox instalada se nos añaden tres cosas a nuestro ordenador:
- directo a Dropbox desde la barra de tareas
- La carpeta de Dropbox en el Explorador de archivos
- La aplicación de Dropbox para para escritorio
En el momento que tenemos instalada la aplicación de Dropbox para escritorio, veremos una carpeta de Dropbox con su logotipo y podremos acceder a ella mediante un directo, desde la barra del sistema o el explorador de archivos.
De forma predeterminada podemos encontrar la carpeta de Dropbox directamente en la carpeta de de nuestro disco duro. Si queremos acceder a su ubicación predeterminada de la carpeta de Dropbox, bastará con abrir el Explorador de archivos de Windows y escribir en la barra de direcciones:
%HOMEPATH%/Dropbox Si queremos acceder de forma rápida a la carpeta de Dropbox que tenemos en nuestro ordenador también es podemos optar por crear un directo. Para ello sólo será necesario acceder a la ubicación de nuestra carpeta Dropbox y hacer clic sobre ella con el botón derecho. Nos aparecerá el menú contextual de Windows donde debemos seleccionar la opción de «Crear directo». Este aparecerá con el alias adjunto al nombre del archivo y lo podremos mover a la ubicación donde queramos guardarlo.
Si queremos ver los archivos y carpetas almacenados en Dropbox, lo primero que debemos hacer es abrir la aplicación. Para ello podemos hacer clic en el icono del programa que encontramos en la bandeja del sistema o bien escribiendo su nombre en el buscador situado junto al menú de Inicio. Una vez abierta la aplicación, nos fijamos en la parte inferior izquierda y pulsamos sobre Personal. Esto nos abrirá un pequeño menú desplegable donde debemos de elegir la opción de «Preferencias».
Desde aquí, podemos desmarcar todas aquellas carpetas que no queremos que puedan verse desde el Explorador de archivos. Es por ello por lo que debemos repasarlo y ver si tenemos desmarcada la casilla de la carpeta que no conseguimos ver en nuestro ordenador. Si es así, solo tendremos que volver a marcarla para que vuelva a estar operativa.
En el caso de que la Sincronización selectiva no nos ayude a solucionar el problema, podemos optar por actualizar Dropbox a la última versión disponible, lo cual nos debería poder ayudar a solucionar el problema. Para ello no es necesario que desinstalemos la aplicación, pues basta con tener descargada la última versión disponible y ejecutarla. El asistente de instalación se encargará de realizar todos los cambios y modificaciones oportunos en caso de que no tengamos instalada la última versión. Una vez terminado, nos dirigiremos a la carpeta de Dropbox y comprobaremos si ya aparece nuevamente.
Dropbox no sincroniza
Los problemas de sincronización de Dropbox son los que más suelen molestar, y los que más inconvenientes nos pueden causar. Estos se deben a multitud de razones, desde un fallo en el cliente, un bloqueo por parte del firewall, incompatibilidad con ciertos archivos corruptos, etc.
No hay una solución mágica que nos permita solucionar todos estos problemas. Pero lo que sí podemos hacer es probar algunas soluciones temporales que nos pueden ayudar a que el programa vuelva a funcionar con normalidad. Estas son:
- Comprobar la conexión a Internet.
- Reiniciar el ordenador.
- Reinstalar Dropbox y volverlo a configurar.
- Comprobar que no hay un problema con la cuenta.
- Comprobar la sincronización selectiva.
- Ver si no hay archivos incompatibles.
Seguridad y privacidad en Dropbox
Dropbox es una herramienta sobresaliente para almacenar y compartir archivos, y como todo buen servicio, la seguridad de nuestra información también es una prioridad. La plataforma incorpora varias funciones de seguridad para evitar cualquier tipo d ajeno y asegurar que los archivos sigan siendo exclusivamente nuestros.
Una de las características más importantes de este servicio en nube es el cifrado y protección de archivos, el cual evitará que terceros actores puedan acceder a documentos importantes para nosotros. Así que, a continuación, vamos a ver qué es esto exactamente, aparte de otras medidas adicionales que podamos tomar para reforzar la seguridad.
Cifrado y protección de archivos en Dropbox
El servicio de Dropbox cifra los archivos almacenados en sus propios servidores mediante el protocolo AES-256. Conocido por ser uno de los más seguros del mundo. Además, cuando los datos viajan entre dispositivo y nube, y viceversa, utilizan cifrado SSL/TLS, lo que impide que estos puedan ser interceptados al transferirse. Ambas herramientas confluyen en el servicio de nube que nos proporciona Dropbox para hacer un buen trabajo conjunto que aleja cualquier brecha de seguridad.
Estamos, como ves, ante un sistema bastante seguro. Pero aun así, siempre podemos tomar medidas adicionales para mejorar nuestra protección de archivos:
- Podemos habilitar la verificación en dos pasos para añadir una capa extra de seguridad al iniciar sesión.
- Si utilizamos aplicaciones como VeraCrypt o Cryptomator, podemos encriptar documentos por nuestra cuenta antes de subirlos.
- En la configuración de seguridad de Dropbox, podemos ver los dispositivos que tienen a nuestra cuenta, y también cerrarlos en caso de actividad sospechosa.
- También podemos configurar permisos de acceoso para evitar que cualquier persona modifique o descargue archivo sin nuestra autorización.
Con estas medidas, podemos multiplicar la eficacia de la seguridad de nuestros datos en Dropbox y de nuestro propioc PC.
